SJ Stockholmståg hyr nyckelfärdigt kontor hos Ioffice under renovering
Renoveringen av SJ Stockholmstågs kontor i Stockholm krävde tillfälliga kontorslokaler. Lösningen hittade SJ Stockholmståg hos Ioffice på Vasagatan 10. Det blev billigare och enklare än att hyra en alternativ lokal direkt av en fastighetsägare.
– På fredagen flyttade delar av kontoret ut från SJ Stockholmstågs lokaler och redan på måndagen efter började vi arbeta hos Ioffice, berättar Philip Brännström, Chef Fastighet och Städ på SJ Stockholmståg.
SJ Stockholmståg, med ett totalansvar för pendeltågstrafiken i region Stockholm, har sitt kontor vid Stockholm Centralstation. När fastigheten behövde renoveras och anpassas för framtida arbetsförhållanden sökte de efter ersättningslokaler. Det handlade om arbetsplatser för upp till 100 medarbetare som under en planerad fyramånadersperiod behövde arbeta i väl fungerande men ändå temporära kontorsutrymmen. Något som visade sig svårt att lösa på ett enkelt sätt genom att hyra direkt av traditionella fastighetsägare.
– De flesta, om inte alla, fastighetsägare vill helst hyra ut för längre perioder, men vårt behov var tidsbegränsat. Det innebar att vi var tvungna att se oss om efter alternativa lösningar, säger Philip Brännström.
Alldeles bredvid Stockholms Central ligger Ioffice Vasagatan 10. I samma byggnad ligger även SJ:s huvudkontor så för SJ Stockholmståg fanns det flera fördelar med placeringen av lokalerna. SJ Stockholmståg kontaktade Ioffice om möjligheten att hyra in sig där under fyra månader. Eftersom det rörde sig om upp till 100 medarbetare var det betydande kontorsyta som SJ Stockholmståg efterfrågade, men Ioffice såg att det gick att lösa.
Anpassade arbetsplatser efter behov
Från det att kontakten togs till att SJ Stockholmståg flyttade in tog processen enbart fyra veckor. En del av förklaringen i den snabba hanteringen var enkelheten i avtalet mellan de två parterna, men även att Ioffice kontorsutrymmen redan är färdigmöblerade och att all kontorsinfrastruktur finns på plats. Ioffice kunde även anpassa arbetsplatserna efter SJ Stockholmstågs behov.
– För oss var det viktigt att kunna koppla in egna skrivare och ha viss egen IT-infrastruktur installerad, men det var inga problem för Ioffice att lösa, säger Philip Brännström.
Sparade pengar på flytten
När SJ Stockholmståg jämförde kostnaden för sitt tillfälliga kontor med tidigare lösningar kunde de konstatera att allt blev billigare per medarbetare hos Ioffice än om de hade hyrt ett tomt skal som de skulle behöva möblera samt installera IT och andra nödvändiga funktioner för att få kontoret att fungera som arbetsplats.
– Ska jag välja ut en unik sak som skiljer att temporärt hyra in sig hos Ioffice mot att hyra tomma hyreslokaler är det flexibiliteten. Vi flyttade ut från SJ Stockholmståg en fredag och kunde redan på måndag vara på plats och arbeta. Vanligtvis tar det minst en vecka att flytta och komma i ordning.
Förlängde avtalstiden
Inte nog med det, renoveringen av SJ Stockholmstågs ordinarie lokaler har dragit ut på tiden med en månad.
– Men det löste Ioffice åt oss genom att vi kunde förlänga kontraktet och därmed sitta kvar hos dem. Det är en affärsmässig flexibilitet som gynnar alla.